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Quelles sont les principales fonctionnalités que doit avoir un bon logiciel pour gérer les devis et les factures d’un artisan ?

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La technologie a évolué au point où tout est désormais informatisé. Ce progrès est pratique sur bien des plans, notamment celui de la comptabilité. Désormais, vous n’avez plus besoin de vous déranger pour gérer les devis et établir les factures en tant qu’artisan. Il existe des logiciels spécialisés, qui se chargent de tout. Cependant, pour que ce type de logiciel soit performant, il doit disposer d’un certain nombre de fonctionnalités. Découvrez-les dans cet article.

La gestion des factures à minima

Il existe une multitude de solutions de facturation, qu’elles soient utilisables sur du matériel informatique ou en ligne. Les éditeurs de logiciels proposent la plupart du temps plusieurs gammes afin de couvrir au mieux les besoins des artisans. Ainsi, un logiciel de facture pour les artisans permet à minima d’élaborer des factures en bon et due forme. La facturation comprend notamment l’identification précise du client et de l’entreprise qui émet la facture. À cela s’ajoute l’incrémentation automatique des numéros de facture, c’est-à-dire l’attribution d’un numéro unique et un suivi chronologique. Aussi, vous avez le calcul automatique des totaux ainsi que des sous-totaux et l’intégration de toutes les mentions obligatoires prescrites par la loi. Parfois, le logiciel peut permettre d’envoyer de façon dématérialisée les factures au client en question, si celui-ci a au préalable communiqué son adresse e-mail.

La gestion complète du processus de facturation

Avec les logiciels de gestion les plus complets, il est possible de gérer l’intégralité du processus de facturation d’une entreprise. Comme mentionné ci-dessus, il sera question de suivre les opérations, et ce, depuis l’établissement du devis, jusqu’au paiement de la facture. À chaque étape, une intervention est nécessaire pour transformer le document concerné. Vous retrouvez :

  • La validation du devis ;
  • L’acceptation du bon de commande ;
  • La signature du bon de livraison, etc.

Par ailleurs, il est possible d’établir le lien avec le logiciel de comptabilité de la société. Grâce à cela, toutes les factures se trouvant dans le logiciel de facturation se retrouveront dans ce dernier. Les données s’intègrent automatiquement et les écritures comptables s’enregistrent avec une intervention humaine limitée, voire sans intervention.

Autres fonctionnalités

Un logiciel de facturation peut disposer aussi de plusieurs autres fonctionnalités. Il s’agit de :

Le suivi des clients

Un logiciel de facturation devrait également vous permettre d’effectuer un suivi minutieux de votre clientèle. Il représente en quelque sorte une banque de données où vous retrouverez les coordonnées, les conditions tarifaires applicables et les taux de TVA applicables à vos clients. En tant qu’artisan, disposer d’un logiciel de facturation est un grand avantage. Vous ne vous tracasserez plus pour accomplir plusieurs tâches usuelles. Que vous soyez peintre, plombier, maçon, etc., vous n’avez plus besoin de perdre votre énergie sur un client et de vous ennuyer avec des paperasses administratives. Votre logiciel vous facilite la vie.

Le suivi des affaires

En utilisant un logiciel de facturation, vous êtes beaucoup moins enclin aux erreurs de calcul. Vous gagnez beaucoup de temps, car votre outil assure promptement toutes les tâches redondantes et fastidieuses. Il s’agit entre autres du calcul des marges et la transformation des devis en facture. Vous avez donc une idée précise des sommes que vous devrez percevoir, mais aussi de l’identité de vos débiteurs. C’est un outil qui peut vous aider grandement si vous souhaitez œuvrer efficacement pour l’atteinte de vos objectifs commerciaux.

En somme, un logiciel de facturation doit disposer d’une multitude de fonctions pour être efficace. Il doit être en mesure de gérer des factures à minima, de gérer complètement le processus de facturation et plein d’autres. Pour toutes ses fonctionnalités et tous les avantages qu’il présente, il serait judicieux d’en disposer en tant qu’artisan.